Jak skorzystać ze wzorców, dowiesz się z interaktywnej instrukcji:
Transkrypcja instrukcji
Import faktur KSeF z Symfonii KSeF Plus do bufora FK
- Import faktur KSeF z Symfonii KSeF Plus do bufora FK realizowany jest w oknie "Faktury KSeF". Okno to otwieramy korzystając z polecenia "Dokumenty import", które znajduje się na bocznym menu.
- Zanim zaczniesz – upewnij się, że:
- posiadasz konto Symfonia ID
- posiadasz w Chmurze Symfonii firmę, z której chcesz zaimportować dokumenty do programu desktopowego
- Twoje konto użytkownika desktopowego jest połączone z kontem Symfonia ID w menu Administracja → Użytkownicy → Symfonia ID
- została wykonana konfiguracja połączenia programu Symfonia Finanse i Księgowość z Chmurą Symfonii w menu Chmura Symfonii → Skonfiguruj Chmurę Symfonii lub programu Symfonia ERP Finanse i Księgowość w module Administracja, w menu Firma.
- W oknie Dokumenty import, wybieramy polecenie: "Faktury KSeF"
- Aby móc pracować w oknie "Faktury KSeF" trzeba się zalogować Symfonia ID
- W górnej części okna znajdują się pięć przycisków. Pierwszy z nich, "Wprowadź do bufora" pozwala na przeniesienie faktur KSeF do bufora FK.
- Drugi przycisk "Przypisz wzorzec", pozwala na powiązanie wzorca z kontrahentem, w sytuacji gdy z danym kontrahentem prowadzone są jednorodne kontakty handlowe.
- Za pomocą przycisku "Odśwież" można pobrać nowe faktury z Symfonii KSeF Plus.
- Korzystając z przycisku "Eksport do Excela" można zawartość okna przenieść do arkusza kalkulacyjnego.
- Przyciskiem "Symfonia KSeF Plus" można otworzyć okno "Symfonia KSeF Plus", w którym realizowany jest import faktur KSeF z serwera Ministerstwa Finansów.
- Poniżej przycisków znajduje się link, za pomocą którego otwierane jest okno parametrów ładowania dokumentów.
- W oknie parametrów można zdefiniować okres, za jaki mają być wyświetlone faktury, lub ukryć faktury już wprowadzone do bufora FK.
- W oknie „Faktury KSeF" widoczna jest również kolumna tagi, które są definiowane w Symfonia KSeF Plus. To funkcjonalność, która powinna pomóc w porządkowaniu merytorycznym i ocechowaniu dokumentów. Tagi można dostosować do potrzeb firmy, czyniąc z nich narzędzie wspierające pracę działu księgowego.
- Ponadto, w lewej części okna znajduje się miejsce, gdzie użytkownik może zdefiniować własne filtry. Wstępnie są tam ustawione filtry dla zakupu, sprzedaży i wszystkich faktur.
- W oknie tworzenia własnych filtrów można m.in. korzystać z TAGów, w celu porządkowania faktur KSeF.
- Do przenoszenia faktur KSeF wykorzystano wzorce, za pomocą których można wskazać w jaki sposób dana faktura KSeF powinna być zadekretowana oraz jaki rejestr VAT powinien być dołączony. Wzorce użytkownik przygotowuje sam, dzięki czemu może szybko zaksięgować faktury, dostosowując wzorce do swoich potrzeb.
- W obecnej wersji Symfonii 2026.2 za pomocą wzorców można wprowadzić do bufora FK następujące faktury KSeF:
- Faktura sprzedaży w PLN - jeden dekret, jeden rejestr VAT
- Faktura zakupu w PLN - jeden dekret, jeden rejestr VAT
- Faktura sprzedaż w walucie - jeden dekret, jeden rejestr VAT
- Faktura zakupu w walucie - jeden dekret, jeden rejestr VAT
- Faktura sprzedaży i zakupu dla kontrahenta stałego i incydentalnego
- DEX, WDT
- Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa
- Faktura zaliczka - rozliczenie
- Faktura zaliczka - rozliczenie plus faktura zerowa
- Faktura zaliczka - rozliczenie z nadwyżką (wykazanie podatku VAT od nadwyżki)
Kolejne typy faktur:
- Faktura zakupu związana z samochodem osobowym, w użytkowaniu mieszanym
- Faktura zakupu z księgowaniem równoległym (automatycznym)
- Faktura sprzedaży, zakupu z księgowaniem równoległym na życzenie
- Faktura zakupu z zastosowaniem proporcji VAT
- Obsługa ABCD w rejestrach
Kolejne typy i bardziej skomplikowane przypadki będą dodawane w dalszym rozwoju funkcjonalności.
- Ponadto, aby podczas importu faktur KSeF były automatycznie zakładane rozrachunki, trzeba dla kont, które będą wykorzystywane do dekretacji faktur KSeF ustawić wymagalność rozrachunków.
- Ważne jest także, by dokumenty wykorzystane we wzorcach miały zaznaczony checkbox "Automatyczne tworzenie nowych transakcji dla dokumentów importowanych".
- Utworzenie wzorca zostanie przedstawione na przykładzie faktury dla zakupu pozostałego i faktury dla zakupu środka trwałego. Dokument wypełniamy dokładnie tak samo jak fakturę podając konta, na których ma być zarejestrowane księgowanie.
- Następnie wypełniamy właściwy rejestr VAT.
- Po wprowadzeniu wzorcowego księgowania oraz wzorcowego rejestru VAT zapisujemy dokument do wzorców.
- Podobnie postępujemy dla wzorca zakupu środka trwałego, tylko tym razem będą to inne konta księgowe.
- oraz inny rejestr VAT
- Po użyciu przycisku zapisu do wzorca, zostanie wyświetlone okno, w którym należy podać nazwę wzorca. Nazwa powinna dokładnie odzwierciedlać wszystkie informacje ważne dla późniejszego wyboru wzorca do konkretnej faktury KSeF.
- Przyciskiem F5 należy sprawdzić czy zapisany wzorzec jest poprawny.
- Wzorce tworzone na potrzeby importu faktur KSeF muszą być poprawne, ponieważ wzorzec, który będzie oznaczony czerwonym wykrzyknikiem jako błędny, nie będzie podpowiadany do wyboru przy przenoszeniu faktur KSeF do bufora FK.
- Rozpoczynając procedurę importu faktur KSeF do bufora, należy zaznaczyć faktury, które mają być zapisane w buforze. Wybieramy faktury tego samego typu: z jednakowym dekretem i jednakowym rejestrem VAT. Po zaznaczeniu faktur, przycisk "Wprowadź do bufora" uaktywni się.
- Po kliknięciu Wprowadź do bufora możliwe są dwie opcje:
- "Wybierz wzorzec" pozwala na wskazanie wzorca, na podstawie którego zostanie zadekretowany dokument
- "Zastosuj wzorzec kontrahenta" uruchamia import dokumentów na podstawie wcześniej przypisanych do kontrahenta wzorców
- Użycie opcji "Wybierz wzorzec" spowoduje otwarcie okienka wyboru wzorców. W dole tego okienka pojawi się informacja o tym, ile faktur zostało wybranych (zaznaczonych).
- Klikając w polu "Wzorzec" rozwijamy listę wzorców, które wcześniej warto przygotować. Wyświetlane wzorce są powiązane z typem faktury, która została zaznaczona. Jeśli zaznaczymy do importu fakturę zakupu, wówczas wyświetlą się tylko wzorce dla dokumentów zakupowych, a jeśli zaznaczymy fakturę sprzedaży, to zobaczymy tylko wzorce dla dokumentów sprzedaży.
- Po wybraniu właściwego wzorca, należy kliknąć przycisk "Wprowadź do bufora". UWAGA: jeśli faktura, którą chcemy przenieść do bufora wymaga bardziej rozbudowanego dekretu lub więcej niż jednego rejestru, wybieramy dowolny wzorzec, aby móc umieścić fakturę KSeF w buforze i gdy będzie już w buforze, poprawiamy dekret i rejestr VAT ręcznie. W dalszym etapie prac nad funkcjonalnością zostanie dodana możliwość importowania bardziej skomplikowanych dokumentów.
- Faktury, które wprowadzisz do bufora programu z poziomu okna Faktury KSeF będą posiadały:
- opis zgodny z treścią umieszczoną na fakturze w KSeF, jeśli dla danej faktury wskażesz wzorzec księgowy bez uzupełnionego opisu w wierszu Treść
- opis zgodny z treścią wskazaną we wzorcu księgowym, jeśli dla danej faktury wskażesz wzorzec księgowy z uzupełnionym opisem w wierszu Treść
- Zaznaczając fakturę KSeF dla wybranego kontrahenta, można powiązać go ze wzorcem, by nie trzeba było wskazywać wzorca dla poszczególnych faktur tego kontrahenta. W tym celu korzystamy z przycisku "Przypisz wzorzec".
- Wszystkie faktury wybranego kontrahenta zostaną przypisane do wskazanego wzorca.
- W pierwszym kroku importu zostają uzgadniani kontrahenci. Jeśli są już w kartotece, używamy przycisku "Użyj", jeśli nie ma, przyciskiem "Nowy kontrahent" dodajemy go do kartoteki.
- Po zakończeniu importu zostanie wyświetlone okno, w którym będzie informacja podsumowująca o zaimportowanych fakturach i nadanych im numerach ewidencyjnych.
- Po przeniesieniu faktur KSeF do bufora, zostaną one oznaczone sygnaturą FK oraz w kolumnie "Numer ewidencyjny" zostanie wyświetlony numer, jaki otrzymała faktura w buforze.
- Faktury importowane z KSeF mają dołączone podglądy faktur, które można wyświetlić korzystając z przycisku "Podgląd". Podgląd jest dostępny online.
- Podgląd faktury wyświetlany jest w przeglądarce poza programem.
- W oknie "Przeglądanie VAT" dodano przycisk "Uzupełnij nr KSeF". Jeśli pobrałeś z Symfonii KSeF Plus dokumenty bez numeru, funkcja zaktualizuje numer na podstawie danych z Symfonii KSeF Plus. Nadanie numeru KSeF usunie przypisane do dokumentu atrybuty JPK_V7 (BFK, DI, OFF).