Integracja: Moduł Handel z modułem Symfonia Finanse i Księgowość krok po kroku.
Ponieważ przesyłanie danych odbywa się bez udziału programu Symfonia Finanse i Księgowość, uzgodnienia muszą być dokonane i umieszczone po stronie danych programu handlowego. Dlatego też zanim rozpocznie się proces przesyłania danych należy odpowiednio skonfigurować integrację oraz dokonać odpowiednich uzgodnień w programie Handel.
|
|
Pamiętaj! Przed wykonaniem poniższych czynności, należy bezwzględnie wykonać kopię bezpieczeństwa obu baz danych. |
|
|
|
KROK 1: Uzgodnienie kartotek.
Pierwszym krokiem przy ustalaniu pełnej integracji z modułem Symfonia Finanse i Księgowość jest ustalenie współpracy między bazami danych – plikami, z których korzysta program.
W celu ustalenia współpracy wejdź w Ustawienia/Współpraca z modułami/Finanse i Księgowość/ Kartoteki FK. W tym miejscu ustal parametry połączenia wybierając obiekt integracji (Współpraca z), Miejsce, gdzie znajduje się Baza Danych Firmy z programu Symfonia Finanse i Księgowość (Serwer - NazwaPC\NazwaInstancji: i Baza danych - Nazwa bazy z serwera SQL:), login użytkownika, będącego Administratorem danych programu FK (Użytkownik), oraz ewentualnie, jeżeli zostało utworzone, hasło tego użytkownika (przycisk: Hasło).
Rys. 1. Okno ustawień współpracy
KROK 2: Uzgodnienie rejestrów.
Kolejnym krokiem przy ustalaniu pełnej integracji z modułem Symfonia Finanse i Księgowość jest uzgodnienie rejestrów Vat. W tym celu wejdź w ustawienia/Typy rejestrów. W oknie tym można dodawać nowy rejestr dokumentów i utworzyć jego definicję, usuwać rejestr albo zmieniać jego definicję. Definiując rejestr określa się, czy jest on aktywny, a także skrót i nazwę rejestru oraz jego rodzaj.
Obecnie program Handel obsługuje następujące rodzaje rejestrów:
- Rejestry magazynowe - Wewnętrzne, Zewnętrzne
- Rejestry sprzedaży - Podlega VAT, Nie podlega VAT, Eksport 0%, Podlega VAT+180 dni
- Rejestry zakupu - Import, Podlega VAT
Rys. 2. Okno rejestrów sprzedaży
Okno rejestrów sprzedaży podzielone jest na kolumny: Skrót (Skrót używany przy identyfikacji rejestru), Nazwa (Pełna nazwa rejestru), Rodzaj (Rodzaj ewidencjonowanego podatku), Rejestr w FK. W przypadku integracji, szczególne znaczenie ma ostatnia kolumna, w której przypisujemy odpowiednik rejestru programu handlowego, w programie Symfonia Finanse i Księgowość. Oznacza to, że dokumenty zapisane w rejestrze A w module Handel, zostaną przesłane do rejestru B w programie Symfonia Finanse i Księgowość. Domyślnie, odpowiedniki nie są przypisane, ponieważ indywidualną sprawą każdego użytkownika, jest określenie powiązań. Aby je utworzyć, kliknij w linii danego rejestru, aby zaznaczył się na niebiesko, a następnie na niebieskim pasku w polu Rejestr w FK. Pojawi się ikona []. Kliknij w strzałkę i z okna dialogowego wybierz rejestr-odpowiednik z FK. Jeżeli na liście nie ma właściwego rejestru, należy w programie Finanse i Księgowość go utworzyć.
KROK 3: Uzgodnienie typów dokumentów.
Kolejnym krokiem przy ustalaniu pełnej integracji z modułem Symfonia Finanse i Księgowość jest uzgodnienie typów dokumentów. Dokumenty działają na podobnej zasadzie, jak rejestry: w programie Handel ustalamy w odpowiednim polu typ dokumentu-odpowiednik z programu Symfonia Finanse i Księgowość, oraz tryb jego obsługi.
W tym celu wejdź w ustawienia typu dokumentu (np. Ustawienia/Typy dokumentów/Dokumenty sprzedaży/Sprzedaż VAT/FVS – dla faktury sprzedaży). Dostępne będą pola FK: określające typ dokumentu-odpowiednik w FK, oraz Obsługuj jak: określające charakter obsługi danego dokumentu.
Kliknij w obu polach na strzałki rozwijające listę możliwych wyborów i wybierz odpowiedni.
|
|
Pamiętaj! Operację należy powtórzyć dla każdego używanego dokumentu! |
|
|
Podczas tworzenia typu dokumentu, program domyślnie podpowiada standardowe wybory Obsługuj jak oraz FK. Do poprawnego działania integracji, zalecamy wybranie ich w sposób ręczny nawet, jeżeli są wybrane poprawnie. |
KROK 4: Synchronizacja kartotek.
Kolejnym krokiem jest wykonanie synchronizacji kartotek. W tym celu, wejdź w Ustawienia/Współpraca z modułami/Finanse i Księgowość /Kartoteki FK. Wejdź w zakładkę Kartoteki i dobierz parametry, ułatwiające pracę w firmie, zgodnie z potrzebami.
Automatyczna synchronizacja - program handlowy automatycznie uzgadnia dane zawarte we wskazanych kartotekach zgodnie z ustawieniami pól wyboru.
W przypadku utraty połączenia z danymi FK – Określa zachowanie modułu Integracji, w przypadku utraty połączenia z danymi firmy FK [np. zerwania połączenia internetowego, usunięcia plików]
Synchronizowane kartoteki – określa, które kartoteki baz danych będą zsynchronizowane. [Które kartoteki będą miały swoje odpowiedniki]
|
|
Zmiany danych kartotekowych FK |
|
|
Zmiana danych w HM |
Zmiana danych w FK |
|
|
Uzupełniaj kartoteki bieżącej firmy nowymi danymi z kartotek FK przy każdym otwarciu firmy - Przy zmianie danych w FK |
W FK - Brak reakcji |
W HM - Po ponownym zalogowaniu wyświetla się komunikat: Dane kartotek FK uległy zmianie. Czy uzupełnić kartoteki bieżącej firmy nowymi danymi FK? - Umożliwia uzupełnienie w HM danych wprowadzonych w FK |
|
Aktualizuj dane kartotekowe bieżącej firmy przy każdym ich wykorzystaniu na podstawie danych z kartotek FK |
W FK - Brak reakcji |
W HM - Po wejściu w danego kontrahenta wyświetla się komunikat: Dane kartotek FK uległy zmianie. Czy uzupełnić kartoteki bieżącej firmy nowymi danymi FK? - Umożliwia uzupełnienie w HM danych wprowadzonych w FK |
|
|
Zmiany danych kartotekowych firmy |
|
|
Zmiana danych w HM |
Zmiana danych w FK |
|
|
Umieszczaj automatycznie nowo utworzone dane kartotekowe bieżącej firmy w kartotekach FK |
Po utworzeniu kontrahenta w HM - w FK pojawia się automatycznie, bez komunikatów, bez potrzeby ponownego logowania do bazy danych. |
W HM - Brak reakcji |
|
Uaktualniaj kartoteki FK przy modyfikacji danych kartotekowych bieżącej firmy |
Po edycji kontrahenta w HM - w FK zmienia się automatycznie, bez komunikatów, bez potrzeby ponownego logowania do bazy danych. |
W HM - Brak reakcji |
Tab. 1. Porównanie funkcjonalności parametrów synchronizacji
Po ustaleniu parametrów, proszę kliknąć przycisk . Pojawi się okno ustawień i komunikatów synchronizacji.
Rys. 2. Okno ustawień i komunikatów synchronizacji.
Automatyczne uzgadnianie danych kartotekowych polega na tym, że program samodzielnie stara się powiązać kontrahentów na podstawie uzgodnionych pól.
Uzgadnianie FK - Handel polega na tym, że program dla każdego istniejącego kontrahenta stara się znaleźć odpowiadającego mu własnego kontrahenta. W tym celu program porównuje pole kod kontrahenta z polem skrót w FK oraz NIP-y tych kontrahentów. Jeśli program ma problemy z automatycznym powiązaniem, gdyż w kartotece istnieje kilku podobnych kontrahentów, wyświetla listę, z której użytkownik po zastanowieniu się może wybrać właściwego kontrahenta (może też dodać nowego lub wybrać dowolnego innego kontrahenta z kartoteki). Gdy dane uzgadnianych kontrahentów (adres, telefony, numer rachunku bankowego itp.) różnią się, program wyświetla pytanie, czy napisać dane kontrahenta danymi z Finanse i Księgowość. Jeśli dla danego kontrahenta w Finanse i Księgowość program nie znajdzie we własnych danych odpowiedniego kontrahenta, automatycznie utworzy nowego, a następnie uzgodni go z kontrahentem w Finanse i Księgowość.
Uzgadnianie Handel - FK polega na tym, że dla każdego kontrahenta uzgodnionego z Finanse i Księgowość są porównywane ich dane (adresy, telefony, rachunek bankowy itp.) Jeśli program stwierdzi różnicę w tych danych automatycznie (bez pytania) nadpisze dane kontrahenta w Finanse i Księgowość własnymi danymi. W przypadku, gdy jest to kontrahent nieuzgodniony, zostanie on utworzony w danych Finanse i Księgowość i powstanie między nimi uzgodnienie.
PRZYPADEK 1 : Program zwrócił okno dialogowe z importowanymi danymi (z FK) i propozycją utworzenia powiązania Handel FK („w tle”, zaznaczoną na niebiesko). Użytkownik może:
a) dokonać sprawdzenia danych jedynie z kontrahentem wyświetlonym na liście. Jeżeli kontrahent jest zgodny, należy w prawym górnym rogu wybrać opcję Użyj. Program utworzy wówczas powiązanie między kontrahentami FK HM
b) Otworzyć kartotekę kontrahenta i porównać jego dane między programami (w okienku Kontrahent – dane w HM; W okienku Importowane dane – dane z FK) Jeżeli kontrahent jest zgodny, należy w prawym górnym rogu, lub w oknie Kontrahent wybrać opcję Użyj. Program utworzy wówczas powiązanie między kontrahentami FK <=> HM
c) Dodać nowego kontrahenta do kartoteki, wybierając przycisk Dodaj do kartoteki, w prawym górnym rogu okna Importowane dane (należy pamiętać, że kod kontrahenta w programie Handel musi być unikalny!)
d) Wyszukać kontrahenta w kartotece, korzystając z wyszukiwarek po lewej stronie (np. korzystając z numeru NIP), względnie wyświetlić wszystkich kontrahentów, wybierając opcję Kontrahenci – wszyscy, jak w późniejszym przypadku 2a.
PRZYPADEK 2 : Program zwrócił okno dialogowe z importowanymi danymi (z FK) jednakże bez propozycji powiązania Handel FK (bez kontrahenta „w tle”). Użytkownik może:
a) Wyszukać kontrahenta w kartotece, korzystając z wyszukiwarek po lewej stronie (np. korzystając z numeru NIP), względnie wyświetlić wszystkich kontrahentów, wybierając opcję Kontrahenci – wszyscy…
…Następnie, użytkownik może wskazać odpowiedniego kontrahenta, i utworzyć powiązanie za pomocą przycisku Użyj, podobnie jak w przypadku 1a, lub porównać ze sobą dane istniejące i importowane, jak w przypadku 1b
(Na potrzeby przykładu, wyszukano kontrahentów o podanym numerze NIP – program zwrócił dwóch o takim samym numerze)
b) Dodać nowego kontrahenta do kartoteki, wybierając przycisk Dodaj do kartoteki, w prawym górnym rogu okna Importowane dane, jak w przypadku 1c (należy pamiętać, że kod kontrahenta w programie Handel musi być unikalny!)
PRZYPADEK 3 : Program zwrócił okno dialogowe z importowanymi danymi (z FK) z wieloma propozycjami powiązania Handel FK (z kilkoma kontrahentami „w tle”). Użytkownik może:
a) dokonać sprawdzenia danych jedynie z kontrahentem wyświetlonym na liście. Jeżeli kontrahent jest zgodny, należy w prawym górnym rogu wybrać opcję Użyj. Program utworzy wówczas powiązanie między kontrahentami FK HM, podobnie jak w przypadku 1a
b) Otworzyć kartotekę kontrahenta i porównać jego dane między programami (w okienku Kontrahent – dane w HM; W okienku Importowane dane – dane z FK) Jeżeli kontrahent jest zgodny, należy w prawym górnym rogu, lub w oknie Kontrahent wybrać opcję Użyj.
Program utworzy wówczas powiązanie między kontrahentami FK HM
c) Dodać nowego kontrahenta do kartoteki, wybierając przycisk Dodaj do kartoteki, w prawym górnym rogu okna Importowane dane, jak w przypadku 1c (należy pamiętać, że kod kontrahenta w programie Handel musi być unikalny!)
d) Wyszukać kontrahenta w kartotece, korzystając z wyszukiwarek po lewej stronie (np. korzystając z numeru NIP), względnie wyświetlić wszystkich kontrahentów, wybierając opcję Kontrahenci – wszyscy, jak w przypadku 2a.
W przypadkach 1a, 1b, 1d, 2a, 3a, 3b, 3d, w przypadku wykrycia niezgodności danych, program zwróci okno dialogowe, z prośbą o podjęcie decyzji, z możliwymi opcjami:
NADPISZ – jeżeli dane w FK są nadrzędne (prawidłowe) – spowoduje to nadpisanie danych w programie Handel
POZOSTAW – jeżeli nie ma pewności, które dane są nadrzędne (prawidłowe) lub obie wersje są prawidłowe – spowoduje to utworzenie uzgodnienia bez nadpisywania danych
Zastosuj dla wszystkich – powyższy wybór będzie miał zastosowanie do dalszych tego typu problemów.
W przypadkach 1a, 1b, 1d, 2a, 3a, 3b, 3d, w przypadku wskazania kontrahenta, który posiada już uzgodnienie z innym kontrahentem, pojawi się komunikat:
Powyższy komunikat wskazuje na powstanie konfliktu: „więcej niż jeden kontrahent z FK ma swojego odpowiednika w Handlu” – w przypadku wystąpienia powyższego komunikatu, zalecane jest:
-Wskazanie innego kontrahenta do utworzenia powiązania
-Utworzenie nowego kontrahenta w Handlu
-Przerwanie synchronizacji i weryfikacja problemu (np. czy kontrahent nie jest zdublowany)
|
|
Ważne! Kartoteki kontrahentów synchronizowane są w skali 1 1 : -Jeden kontrahent ma TYLKO JEDEN odpowiednik w przeciwnym programie Niedopuszczalna jest sytuacja, w której kilku kontrahentów w Handlu ma jeden odpowiednik w FK |
Uzgadnianie Handel - FK polega na tym, że kontrahenci z Handlu, dla których nie zostały utworzone powiązania podczas procesu Uzgadnianie FK – Handel są dodawani automatycznie, do programu Finanse i Księgowość, oraz tworzone jest między nimi powiązanie.
W trakcie omawianego procesu, może pojawić się komunikat:
Powyższy komunikat informuje użytkownika, iż w programie FK istnieje już kontrahent o podanym kodzie.
W zaistniałej sytuacji należy wykonać próbę synchronizacji danych (przycisk Synchronizuj)
W przypadku, gdy nie uda się powyższa synchronizacja, należy przerwać operację i sprawdzić poprawność danych w obu programach (może okazać się, że w programie FK kontrahent ma błędny kod)
|
|
Po wykonaniu synchronizacji, w trybie pracy z automatyczną synchronizacją, dobrą praktyką jest wprowadzanie nowych kontrahentów tylko w jednym programie (np. tylko w programie Handlowym) – eliminuje to przypadki, w których kontrahenci zostają zdublowani. |
KROK 5: Synchronizacja rozrachunków.
Ostatnim krokiem przy pełnej synchronizacji modułów jest wykonanie synchronizacji rozrachunków. W tym celu, wejdź w Ustawienia/Współpraca z modułami/ Finanse i Księgowość/Kartoteki FK. Wejdź w zakładkę Rozrachunki i dobierz parametry, ułatwiające pracę w firmie, zgodnie z potrzebami.
Automatyczna synchronizacja - program handlowy automatycznie uzgadnia dane zawarte we wskazanych kartotekach zgodnie z ustawieniami pól wyboru.
Synchronizowane rozrachunki – określa, które kartoteki baz danych będą zsynchronizowane. [Które kartoteki będą miały swoje odpowiedniki]
Synchronizacja przy każdym wejściu do firmy – program wykona synchronizację przy każdym uruchomieniu danej firmy
Ale nie częściej niż ….. dni - program wykona synchronizację przy każdym uruchomieniu danej firmy, uprzednio sprawdzając, czy w przeciągu podanej liczby dni, synchronizacja nie była wykonywana. Jeżeli była wykonana – program nie będzie wykonywał operacji powtórnie.
Synchronizacja przed każdym uruchomieniem dowolnego zestawienia rozrachunkowego – program wykona synchronizację przed każdym uruchomieniu zestawienia rozrachunkowego
Ale nie częściej niż ….. dni - program wykona synchronizację przed każdym uruchomieniu zestawienia rozrachunkowego danej firmy, uprzednio sprawdzając, czy w przeciągu podanej liczby dni, synchronizacja nie była wykonywana. Jeżeli była wykonana – program nie będzie wykonywał operacji powtórnie.
Synchronizacja rozrachunków konkretnego kontrahenta przy każdym jego wykorzystaniu - program wykona synchronizację rozrachunków danego kontrahenta, przy każdym jego wykorzystaniu.
Po ustaleniu parametrów, proszę kliknąć przycisk . Pojawi się komunikat potwierdzający wykonanie operacji. Potwierdź go.
Rys. 3. Komunikat potwierdzający.
Po wykonaniu powyższych czynności, programy będą w pełni zsynchronizowane.