W programie Symfonia Finanse i Księgowość możliwe jest zdefiniowanie szablonów, według których poszczególne typy dokumentów będą miały nadawane numery ewidencyjne.
Numer ewidencyjny nadawany jest zgodnie ze zdefiniowanym wcześniej szablonem przy wprowadzaniu dokumentu:
Aby zdefiniować szablon numeracji dokumentów należy wejść Okno Szablony numeracji dokumentów.
Okno może zostać otwarte na dwa sposoby:
- z opcji Dokumenty\Numeracja\Szablony numeracji:
- z opcji Dokumenty\Definiowanie po wybraniu przycisku Szablon numeracji dla bieżącego dokumentu w oknie Definicje dokumentów.
W oknie Szablony numeracji widoczne są następujące informacje:
Skrót - skrót nazwy zdefiniowanych wcześniej dokumentów księgowych,
Szablony - po kliknięciu na słowie Szablon w wierszu zawierającym dane wybranego typu dokumentu, zostaje rozwinięta lista makr, służących do zbudowania szablonu. Dostępne są następujące makra (symbole, które zostaną zastąpione odpowiednimi identyfikatorami):
#n – numer kolejny
#d – numer dnia miesiąca bez uzupełnienia zerem
#D – uzupełniany zerem dwucyfrowy numer dnia miesiąca
#m – numer miesiąca bez uzupełnień zerem
#M – uzupełniany zerem dwucyfrowy numer miesiąca
#r – dwucyfrowy skrót numeru roku
#R – czterocyfrowy numer roku
#k – numer kolejny kwartału roku
#K – uzupełniany zerami dwucyfrowy numer kolejny kwartału.
Numeracja, która może przybierać wartości numeracji miesięcznej, kwartalnej, rocznej obrachunkowej lub rocznej kalendarzowej.
Maksymalna długość szablonu numeracji to 32 znaki.
Poniżej widoczny jest przykład numerowania faktury sprzedaży zgodnie ze zdefiniowanym szablonem numeracji: /FVS/#n/#M/#R dla numeracji miesięcznej:
Definiując szablon, należy do niego wprowadzić identyfikator zgodny z wyborem typu numeracji: miesięczny, kwartalny lub roczny. Wybierając na przykład typ numeracji miesięczny, w szablonie numeracji musi być zawarty kolejny numer miesiąca w roku.
Definiując szablon należy też pamiętać, aby został użyty kolejny numer #n oraz identyfikator roku - #r lub #R. Pozostałe parametry mogą zostać użyte zgodnie z wyborem Użytkownika.
Jeżeli szablony numeracji dla dokumentów zostały zdefiniowane przed utworzeniem nowego roku obrachunkowego, wówczas zostaną do niego przeniesione.
Dla dokumentów księgowych zapisanych do bufora istnieje możliwość zmiany szablonów numeracji.
Nie można jednak zmienić sposobu numeracji, gdy w buforze zapisany jest dokument danego typu.
Aby wspomóc Użytkownika w zachowaniu spójności numeracji, po zmianie szablonu dla danego typu dokumentu pojawi się komunikat:
Należy też pamiętać, że jeżeli po zdefiniowaniu szablonu numeracji został wprowadzony zapis dla danego typu dokumentu w księgach, to przy próbie zmiany szablonu Użytkownik otrzyma komunikat informujący o tym, że szablony numeracji, które są wykorzystane w dokumentach zaksięgowanych, nie są możliwe do zmiany.