[F50/FKF] Dobre praktyki korzystania z bufora w Symfonii Finanse i Księgowość

W odpowiedzi na potrzebę głębszego zrozumienia funkcjonalności programu Symfonii Finanse i Księgowość, zwłaszcza w kontekście prawidłowego korzystania z bufora, Poniżej zostały przytoczone przykłady z webinaru:

Nagranie - Jak prawidłowo korzystać z bufora w Symfonii Finanse i Księgowość

Przykład numer 1:

Faktura zakupu:

• data dokumentu 31.12.2023,
• data operacji gospodarczej 31.12.2023,
• data wpływu 02.01.2024.

W deklaracji JPK_V7 data wpływu widnieje 02.01.2024 plik został wysłany.

W marcu 2024 roku użytkownik zaczyna księgować rok 2023 zaczynając od stycznia 2023. W grudniu wybrał datę księgowania na 31.12.2023 i program nie chciał zaksięgować dokumentu z datą wpływu 02.01.2024, ponieważ na dzień 31.12.2023 tego dokumentu nie ma w programie. Użytkownik koniecznie chciał zaksięgować z końcem grudnia i wszedł w dokument zmieniając mu datę wpływu na 31.12.2023. Ta zmiana spowodowała rozbieżność z plikiem JPK_V7. Data wpływu jest nie zgodna ze stanem faktycznym. Zalecenia są takie, żeby ten dokument zaksięgować z faktyczną datą wpływu, czyli na dzień 02.01.2024. Co można zrobić? Cofnąć się do kopii bezpieczeństwa i zaksięgować  dokument z datą 02.01.2024. Także w tym przypadku bufor dał możliwość ręcznej modyfikacji, co skutkowało rozbieżnością z JPK_V7 ale również z JPK_KR oraz JPK_FA.

Przykład numer 2:

Cały rok 2023 jest w buforze. Podczas generowania Bilansu otwarcia w 2024 stan walut na koncie rachunku bankowego jest nieprawidłowy. Użytkownik decyduje się na ręczną zmianę i poprawia saldo w walucie oraz księguje BO.

Następnie wprowadza pierwszy wciąg bankowy, który pokazuje saldo początkowe z Bilansu otwarcia. Mijają 3 miesiące, wyciągów bankowych wprowadzonych jest ok 100. Użytkownik w marcu 2024 decyduje się na zaksięgowanie roku 2023. Po tej operacji ponownie generuje Bilans otwarcia w 2024. Okazuje się, że saldo konta wyciągu bankowego jest różne od tego co było wprowadzone 3 miesiące temu ręcznie. Teraz każdy dokument wyciągu należy poprawić i przeliczać saldo. Pytanie co by było gdyby tak cały rok 2024 był ewidencjonowany. Ileż to pracy wtedy by było.

Rozrachunki w BO bez zaksięgowania dokumentów też mogą być nieprawidłowe lub wcale ich nie wykazywać. W raporcie Zapisy na kontach nie powiją  się wtedy zapisy z Rozrachunków BO.

Przykład numer 3:

• Potwierdzenie sald PLN w oparciu o dokumenty w buforze,

• Potwierdzenie sald Walutowe w oparciu o dokumenty w buforze.

Dokumenty w buforze mogą zawierać błędy np. zadekretowanie nie na najniższy poziom analityki. Co może skutkować niezgodnością.

Wyliczanie różnic kursowych do bufora jest tylko tymczasowe co się uwidacznia brakiem numeru na dokumencie różnic kursowych. Tymczasowe wyliczenia mogą się różnic o grosze od ostatecznych wyliczeń, które zachodzą podczas księgowania dokumentów.

Przykład numer 4:

Sprawozdanie finansowe i deklaracja CIT-8 wygenerowane z dokumentów z bufora.

Użytkownik wygenerował sprawozdanie finansowe i sporządził deklarację CIT-8. Pliki zostały wysłane do KRS oraz Urzędu skarbowego. Raporty zostały stworzone na dokumentach znajdujących się w buforze. Po zaksięgowaniu dokumentów walutowych automatyczne dokumenty różnic kursowych ponownie zostały przeliczone i spowodowały groszowe różnice. Sytuacja się skomplikowała bo Sprawozdanie finansowe oraz deklaracja CIT-8 zostały już wysłane. Ten przykład nie dotyczy tylko różnic kursowych, ale także ryzyka zmian w dokumentach, usunięcia ich lub dodawaniu nowych. Dokumenty w buforze nie podlegają żadnej ochronie przed zmianami.

Dla zaksięgowanych dokumentów takiego problemu by nie było.

Przykład numer 5:

Generowanie raportów i zestawień z dokumentów z bufora.

Błędne dokumenty w Buforze lub brak okresu sprawozdawczego  generują błędne wartości w Rachunku Zysków i Strat oraz w Bilansie.

Główną przyczyną tego stanu jest zamknięcie okresu a nie zaksięgowanie dokumentów. Zdarzyć się może też, że okres jest otwarty a dokument  nie ma przypisanego okresu sprawozdawczego. Wtedy należy wyfiltrować wszystkie dokumenty, zaznaczyć je i wybrać F5, czyli sprawdzanie poprawności dokumentów. Księgowanie na bieżąco dokumentów możne uchronić użytkownika od tego typu błędów oraz niezgodności.

__________________________________________________________________________________________________________

Masz pytania?

Dołącz do nas! Zaloguj się do Społeczności Klientów Symfonii i zadaj pytanie w obszarze wiedzy, 
który Cię interesuje. 

Aby zalogować się do naszej społeczność, potrzebujesz konta Symfonia ID.
Jeśli jeszcze go nie masz – skorzystaj z instrukcji